In 4 Schritten zur perfekten Präsentation

Du stehst auf der Bühne und präsentierst vor einem Raum voller Menschen. Du fühlst dich selbstbewusst und aufgeregt, aber als Du zu sprechen beginnst, merkst Du, dass Dein Kopf leer ist. Du versuchst, etwas zu sagen, aber alles, was Du machst, ist dazustehen und das Publikum anzustarren. Je länger Du wartest, desto nervöser wirst Du, und schließlich wird Dir klar, dass Du etwas tun must — und sei es nur, sich zu entschuldigen und die Bühne zu verlassen.

Jeden Tag werden über 30 Millionen Präsentationen gehalten! Wahrscheinlich hast Du diese Statistik schon einmal gehört, und noch erstaunlicher ist, dass diese Behauptung 1988 aufgestellt wurde, sodass die Zahl heute weitaus höher ist. Es ist unglaublich, wie viel Zeit wir mit Präsentationen verbringen. Wenn die aktuellen Ereignisse wie Corona und Hybridwork ein Hinweis auf die Zukunft sind, werden sie weiterhin eine wichtige Rolle in unserer Kommunikation spielen.

Die Probleme der meisten Präsentationen?

Das Problem ist, dass viele von uns gezwungen sind, ihre Gedanken, Ideen und Botschaften in eine Form zu bringen, die auf den ersten Blick einengend wirkt. Ein Vortrag kann jedoch ein mächtiges Werkzeug sein, wenn Du weißt, wie man logisch und strukturiert kommuniziert, wenn Du Dein Publikum genau kennst und wenn Du die Grundlagen des Designs beherrschst. Diese Fähigkeiten werden oft weder in der Schule noch am Arbeitsplatz gelehrt, sodass es kein Wunder ist, dass die meisten Präsentationen scheitern. Selbst wenn sie ein Ziel haben, erreichen sie es nicht. Sie schaffen es nicht zu inspirieren, sie schaffen es nicht zu motivieren.

Geht es Dir auch so?

• Trotz einer 39-seitigen Präsentation nehmen Deine Zuhörer nicht vollständig auf, was Du vermitteln wollst oder sind verwirrt
• Du hast eine Menge toller Inhalte, aber sobald Du Powerpoint öffnest, fällt es Dir schwer, Deine Botschaft klar zu vermitteln.
• Verbringst Du Stunden damit, dich zu fragen, ob Du zu viele oder zu wenige Details einfließen lassen sollst?

Die gute Nachricht: Keiner dieser Punkte ist das eigentliche Problem. Das eigentliche Problem ist, dass Du noch nicht Deine Perspektive auf das Thema Präsentation geändert hast.

Schritt 1 : Stellen das Publikum in den Mittelpunkt

Akzeptiere, dass es nicht um Dich und Deine Botschaft geht, sondern um Deine Zuhörer.

Jede großartige Präsentation hat ein Ziel — ob es um Inspiration oder Motivation in einer Keynote, um Zustimmung oder Entscheidungen in einem Sitzungssaal oder um die Vermittlung neuer Informationen in einem Workshop geht. Was ich jedoch bei den meisten meiner Kunden sehe, ist die Konzentration auf ihre eigene Sichtweise.

• Was werde ich sagen?
• Was muss ich dem CEO zeigen, um zu überzeugen?

Das ist der falsche Ansatz und der Unterschied liegt in der Änderung eines einzigen Wortes. “Ich” muss durch “Publikum” ersetzt werden. Ich weiß, das klingt zunächst trivial, denn natürlich denken Sie an das Publikum, wenn Sie eine Präsentation halten. Aber tun Sie das wirklich? Verstehen Sie im Grunde genommen, mit welchen Problemen das Publikum konfrontiert ist? Was will es erreichen?

Was Sie vor jeder Präsentation tun müssen, ist, das Publikum zu verstehen, sich in seine Gedanken zu versetzen. Und warum? Weil die Zuhörer diejenigen sind, die inspiriert oder motiviert werden sollen oder eine Entscheidung treffen müssen. Daher muss sich Ihre Präsentation auf dieses Publikum beziehen. Und das geht am einfachsten, wenn Sie ihre Bedürfnisse, Wünsche, Schmerzen und Ängste verstehen. Das muss vor Ihrer Präsentation kristallklar sein. Und darüber hinaus müssen Sie ihre Sprache sprechen. Es gibt also einen Unterschied zwischen Ratio und Emotion.

Wenn Du das geschafft hast, kannst Du Deine Zuhörerschaft mit auf Deine Reise nehmen. Der erste Schritt ist unglaublich wichtig, denn das Publikum ist wie Dein Kunde, und wenn es Dein Produkt oder Deine Dienstleistung nicht versteht, wird es auch nicht kaufen.

Schritt 2 : Sorgen für Struktur und Logik

Verstehe die Grundlagen der sokratischen Fragestellung und des Pyramidenprinzips zur Erstellung einer Geschichte

Einige kennen vielleicht die sokratische Befragung. Es ist eine Art der Befragung, bei der die Logik genutzt wird, um Dinge herauszufinden. Sie kann für viele verschiedene Zwecke und auf viele verschiedene Arten verwendet werden. Die sokratische Befragung ist eine Möglichkeit, Ihr Wissen auf beiläufige Weise mitzuteilen, ohne es für Ihr Publikum zu kompliziert zu machen.

In den frühen 1970er-Jahren entwickelte eine ehemalige McKinsey-Beraterin namens Barbara Minto eine Problemlösungsmethode, die auch heute noch verwendet wird. Sie nannte sie “The Pyramid Principle” und sie ist zum Leitfaden für Präsentationen in der Unternehmensberatung geworden.

Es ist also wichtig, eine Präsentation leicht verständlich zu gestalten. Die Zuhörer sollten in der Lage sein, die Informationen zu verdauen und schnell eine Entscheidung zu treffen. Selbst der große Steve Jobs, einer der besten Redner aller Zeiten, verwendete in seinen Keynotes eine ähnliche Struktur.

Ich empfehle die Lektüre des Buches “Das Pyramidenprinzip” von Barbara Minto. Darin geht es nicht nur um Präsentationen, sondern auch um Schreiben, Denken und Problemlösung.

Schritt 3 : Trennen die Spreu vom Weizen

Lerne, was wichtig ist und was nicht. Wende die richtige Menge an Details an, um die Hauptaussage zu verstehen.

Ich habe schon viele Vorträge gesehen, und fast alle enthalten zu viele unnötige Informationen. Das liegt daran, dass die Vortragenden nicht wissen, welche Details sie aufnehmen und welche sie weglassen sollen. Die Menge an Einzelheiten, die Sie benötigen, hängt von 3 Dingen ab, die für Ihr Publikum wichtig sind:

1. Das Forum — Wie groß ist das Publikum? Wo wird die Präsentation gezeigt, in einem Auditorium oder in einem Konferenzraum?
2. Der Grad der Interaktion — Kann das Publikum zu jedem Zeitpunkt Fragen stellen, nur am Ende oder gar nicht?
3. Das Ergebnis — Müssen die Zuschauer eine Entscheidung treffen? Soll es motiviert oder inspiriert werden? Oder dient die Präsentation nur der Information?

Zusammengenommen ergeben diese Faktoren drei grundlegende Arten von Präsentationen.

1. Der Konferenzsaal

Wenn Du an eine Konferenzsaal-Variante denkst, ist das Erste, was Dir in den Sinn kommt, meist eine Keynote. Bei dieser Art von Vortrag steht der Redner im Mittelpunkt und die Folien dienen dazu, seine Botschaft zu unterstützen. Die Zuhörer sollten nicht die Zeit damit verbringen, die Slides zu lesen und dem Vortragenden hinterherzulaufen — sie sollten stattdessen von dem, was sie hören, inspiriert oder motiviert werden.

Da es keine Interaktion mit der Zuhörerschaft gibt, müssen die Folien kurz und anschaulich sein. Nach jeweils 5–10 Minuten muss der Redner die Aufmerksamkeit des Publikums zurückgewinnen, indem er das bisher Gesagte zusammenfasst und einen Ausblick auf das Kommende gibt.

2. Der Konferenzraum

Dies ist eine typische Präsentation, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an Unternehmen zu verkaufen. Das Publikum ist kleiner, es besteht aus ein paar Leuten bis zu einem Dutzend Personen. Der Schwerpunkt liegt auf den Folien und dem, was der Redner sagt, denn die Zuhörer wollen das Produkt/die Dienstleistung/die Lösung verstehen. Die Menschen sind weniger an der Person interessiert, die die Präsentation hält als an dem, was sie verkauft.

Im Allgemeinen ist das Ergebnis einer Verkaufspräsentation eine Entscheidung. Manchmal fragen Kunden nach mehr Einzelheiten, aber Sie sollten darauf achten, dass Sie in Ihrer Präsentation nicht zu viele Informationen preisgeben. Das kann schwierig sein, wenn verschiedene Entscheider im Raum sind, die unterschiedlich viele Details benötigen, z. B. wenn sowohl der Geschäftsführer als auch der Marketingleiter anwesend sind.

Wenn Du eine Präsentation hältst, ist es wichtig, sie auf die Person zuzuschneiden, die die Entscheidung treffen wird. Du solltest detaillierte Informationen in einen Anhang packen, sodass Du, wenn jemand eine detaillierte Frage stellt, leicht zu diesem Abschnitt springen und ihn erklären kannst. Wenn es nach der Präsentation noch Fragen gibt, kannst Du dem Kunden einen detaillierten Anhang zum Nachlesen schicken. Achte darauf, dass Du während der Hauptpräsentation auf das Material im Anhang verweist und sicherstellst, dass es gut strukturiert ist. Manchmal wird der Anhang nämlich fälschlicherweise als Müllhalde für Folien und zufällige Diagramme ohne Erklärungen benutzt.

3. Das Diskussionspapier

Dies ist eine besondere Art der Präsentation, die sich von der Form, die Du in einem Meeting halten würdest, unterscheidet. Bei dieser Version von Präsentation schickst Du sie den Teilnehmern vorab zu, damit sie sie vor der Besprechung lesen können. Diese Art der Präsentation ist vor allem in Unternehmen üblich. Manchmal kannst Du diese Form von Präsentation auch im Verkauf verwenden. Wichtig ist, dass Du, da es sich jetzt um ein Dokument handelt, mehr Details als üblich angeben kannst.

Die Folien müssen klar und einfach zu verstehen sein. Denn manchmal werden Entscheidungen über die Präsentation getroffen, ohne dass der Vortragende anwesend ist. In diesen Fällen sind die Folien wichtiger als der Redner.

Dynamische Präsentationen unterscheiden sich von anderen Arten von Präsentationen, weil das Publikum den Inhalt kennt. Die Präsentation ist jetzt eine Diskussion. Der CEO oder der Kunde könnte sagen: “Wechseln Sie zu Folie 43” und der Redner muss dies tun, ohne die Dynamik der Präsentation zu verlieren.

Das Überraschende an einer Diskussionsunterlage ist, dass von den Zuhörern nicht erwartet wird, dass sie die Folien lesen, auch wenn diese sehr detailliert sind. Da sie das Dokument im Voraus konsumiert haben, folgen sie dem Redner und diskutieren Fragen und Erkenntnisse.

Die Details Deiner Präsentation sind wichtig. Sie müssen dafür sorgen, dass das Niveau stimmt, damit Ihre Kommunikation klar und prägnant ist, egal wie komplex die Botschaft ist. Aber was machen wir mit dem Look & Feel der Folien?

Schritt 4: Das 1x1 der Gestaltung

Lerne die Grundlagen von User Experience und Design

Hast Du schon einmal eine Präsentation gesehen, die toll aussieht, aber nichts Interessantes zu sagen hat? Ich bin sicher, das habst Du. Das ist der Grund, warum die meisten Präsentationen scheitern. Die Leute konzentrieren sich zu sehr auf das Gestaltung und nicht auf die Geschichte und die Struktur. Ohne diese ist das Design fast irrelevant. Die meisten Leute machen es umgekehrt und versuchen, einen eckigen Pflock in ein rundes Loch zu stecken.

Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Meinungen über Gestaltung. Manche sagen, dass man mit einem natürlichen Talent für Design geboren wird. Das ist nicht wahr. Design kann man lernen, und es ist wichtig, dass Du Deine Präsentation so gut wie möglich gestaltest. In diesem Schritt werden wir Dir helfen Deine Präsentation noch besser zu machen.

Ein gutes Design kann beeindrucken und Dir einen Vorteil verschaffen. Aber der Hauptzweck von Design ist es, Deinem Publikum zu helfen, Deine Botschaft schnell zu verstehen. Manche Menschen lernen am besten, indem sie etwas sehen, während andere besser durch Lesen lernen. Deshalb verwenden wir in jeder Präsentation beide Arten des Lernens.

Der Hauptzweck von Design ist es, dafür zu sorgen, dass die Menschen verstehen, was sie sehen. Wir wollen sicherstellen, dass unsere Bilder einprägsam sind. Ein ausgezeichnetes Buch zu diesem Thema ist “Impossible to Ignore: Creating Memorable Content to Influence Decisions” von Carmen Simon. Simon drückt es sehr eloquent aus:

“Menschen vergessen das meiste von dem, was Sie sagen, aber sie treffen ihre Entscheidungen auf der Grundlage dessen, woran sie sich erinnern. Wenn Sie also ein effektiver Kommunikator sein wollen, sollten Sie sich auf die 10 Prozent konzentrieren, an die sich die Menschen tatsächlich erinnern. Andernfalls werden sich die Menschen nur wahllos und uneinheitlich an Dinge erinnern.”

Die Idee ist, das zu nutzen, was Simon “Visuelles Denken” nennt, das in 3 Komponenten unterteilt ist:

• Denken in Bildern
• Visuelle Elemente
• Universelle Design-Prinzipien

Bei Konferenzsaal-Präsentationen spielen visuelle Elemente die größte Rolle, und es gibt vier Hauptelemente, die zu berücksichtigen sind.

• Bilder sind wichtig. Das Gehirn verarbeitet Bilder besser als Worte, aber es besteht auch die Gefahr, dass Sie von ihnen überwältigt werden, daher sollten Sie nicht auf jeder Folie visuelle Darstellungen sehen.
• Text kann dem Gehirn helfen, Bilder zu verarbeiten. Wenn Sie bestimmte Wörter hervorheben, können Sie einen Sachverhalt schneller vermitteln. Oft sehe ich jedoch, dass überhaupt keine oder die falschen Worte betont werden, was zu noch mehr Verwirrung führt und dazu, dass Sie die Botschaft nicht behalten.
• Linien können verwendet werden, um zwei oder mehr Ideen zu trennen und hervorzuheben. Die Verwendung von zu vielen Linien kann jedoch verwirrend sein.
• Formen können unterschiedliche Auswirkungen auf das Gehirn haben.

Kombiniere all dieses Designwissen und Du kannst eine individuelle Vorlage erstellen, die zu Dir passt.

Hole mehr aus Deinem nächsten Vortrag raus

Die Schritte, die wir behandelt haben, sind oft die effektivsten Verbesserungen, die Du bei der Erstellung von Präsentationen vornehmen kannst.

1. Denken daran, dass es bei der Präsentation nicht um Dich oder Deine Botschaft geht. Es geht um das Publikum und darum, was es hören möchte.
2. Verstehen die Grundlagen des sokratischen Dialogs und die Prinzipien der Pyramide, um eine Geschichte zu entwickeln.
3. Finde heraus, was wichtig ist und was nicht; wie viele Details Du brauchst und wie Du die Kernbotschaft vermitteln kannst.
4. Mach Dich mit den Grundprinzipien von User Experience und Design vertraut

Ich hoffen, dass diese Tipps hilfreich sind und sie bei Deiner nächsten Präsentation angewendet werden. Denke daran, dass es nicht darum geht, was Du sagen willst, sondern darum, wie Du Deinem Publikum helfen kannst, Deine Botschaft zu verstehen und im Gedächtnis zu behalten. Ich steht Dir gerne zur Verfügung, wenn Du eine perfekte Präsentation benötigst. Zögere also nicht, Dich an mich zu wenden, wenn Du Hilfe bei der Ausarbeitung oder Durchführung einer herausragenden Präsentation benötigst.